Effectuer une recherche dans les archives notariales

Origine, composition des fonds d’archives

• Les actes notariés sont rédigés pour de multiples raisons : testament, contrat de mariage, vente d’un bien, reconnaissance de dettes, établissement d’un droit de passage…

• Lorsque le notaire rédige un acte notarié, il l’établit au moins en deux exemplaires, un qu’il remet aux parties concernées, l’autre qu’il conserve dans ses archives. Le premier exemplaire s’appelle la grosse, le second est la minute. Ce dernier acte constitue les minutiers notariaux. Ces documents sont organisés chronologiquement et sont parfois reliés par période. Leur accès peut être facilité par l’existence d’un répertoire chronologique ou alphabétique des actes.

• Les notaires doivent verser aux Archives départementales l’ensemble de leurs minutes centenaires qui sont seules communicables à tout public. Quelques études de Haute-Loire conservent encore des actes antérieurs au début du XXe siècle.

• Les actes notariés sont conservés aux Archives départementales dans la sous-série 3 E. D’autres, comme les plus anciens, sont conservés dans les archives de l’évêché du Puy (série G, archives du clergé séculier) et dans des fonds privés. L’ensemble des minutes couvre une période allant du milieu du XIIIe siècle jusqu’aux premières décennies du XXe siècle. Ces actes sont classés par étude notariale. Des études plus récentes ont souvent absorbé des études anciennes. Ainsi, les fonds d’une même étude peuvent souvent rassembler des minutes issues de communes voisines.

• Un fichier alphabétique des noms de notaires et de lieux de résidence de ces officiers ministériels vous indiquent la cote sous laquelle sont conservés leurs minutes et/ou répertoires. Les inventaires vous préciseront les actes et répertoires conservés pour chacun de ces officiers ministériels.

• Les notaires avaient obligation de déposer une copie de leurs répertoires au greffe du tribunal de première instance puis d’instance de leur arrondissement. Vous trouverez donc dans ces fonds d’archives les copies d’une partie des répertoires des actes notariés, série U (1800-1958) puis série W (à partir de 1959). Cette série est en cours de classement. Vous consulterez les inventaires en salle de lecture.

Vous recherchez un acte notarié dont vous connaissez le nom du notaire et la date de l’acte

• Vous consulterez en salle de lecture les fichiers alphabétiques des notaires qui vous permettront de retrouver la cote sous laquelle sont conservées les minutes. Puis vous vous reporterez aux inventaires de la sous-série 3 E pour noter la cote précise de l’acte.

Vous recherchez un acte notarié dont vous connaissez le nom du notaire mais pas la date de l’acte

• Si vous pensez connaître la période au cours de laquelle l’acte fut passé, vous consulterez en salle de lecture le fichier alphabétique des notaires qui vous permettra de retrouver la cote sous laquelle peuvent être conservés les répertoires alphabétique et chronologique.

• Si vous ne connaissez pas la période au cours de laquelle l’acte fut passé, vous consulterez les archives des services fiscaux (cf. partie suivante).

Vous recherchez un acte notarié dont vous connaissez ni le nom du notaire ni la date de l’acte

• Cette recherche est plus complexe car vous ne pouvez l’effectuer directement dans les fonds notariés. Il vous faudra consulter les fonds d’archives des services fiscaux. Ces derniers sont chargés depuis l’Ancien Régime d’enregistrer les actes notariés sur lesquels ils perçoivent un droit. Ils ont ainsi rédigés de nombreux documents permettant de retrouver un acte ou d’en avoir la transcription.

 
Documents rédigés sous l’Ancien Régime (avant 1789)
1 - Les registres de l’insinuation (série B, XVe s.-1789)
Les registres de l’insinuation et du contrôle des actes qui vous donneront les renseignements suivants : la nature et la date de l’acte, les noms des parties et le nom du notaire.
Vous retrouverez dans les registres de l’insinuation de nombreux autres actes que ceux des notaires, mais tous sont classés dans un ordre chronologique.  Les  collections restent cependant  très lacunaires. Elles sont conservées sous les cotes suivantes :

- sénéchaussée et siège présidial du Puy : 1 B 34-155 (1610-1790) ; 306 B 1-7 (1576-1790) ;
- bailliage du Velay, siège présidial du Puy : 2 B 1-3 (1571-1689) ;
- sénéchaussée de Riom, prévôté royale de Langeac : 180 B 1 (1719-1720).

Pour des biens dépendants sous l’Ancien Régime d’autres sénéchaussées, vous consulterez les inventaires de la série B des départements voisins.

2 - Les registres du contrôle des actes (sous-série 2 C, 1693-1791)
Les registres du contrôle des actes sont classés par bureau de contrôle (voir la carte dans l’inventaire) et par ordre chronologique. Les tables (des mutations, des vendeurs et des acquéreurs, des contrats de mariage, des testaments…) et les registres de l’insinuation établis par bureau vous aideront notamment dans votre recherche.

À partir de 1800

1 - Le service de l’Enregistrement (sous-série 3 Q, 1791-1900)
Il a succédé au bureau du contrôle des actes. En ce début du XIXe siècle, il y avait un bureau par canton. Au fil des ans, les plus petits centres ont été rassemblés aux voisins plus importants. Ces bureaux enregistrent notamment les actes notariés et transcrivent en partie les minutes. Vous rechercherez le bureau rédacteur de la manière suivante :

- pour les actes civils publics : rechercher au lieu de résidence du notaire.
- pour les mutations d'immeubles : rechercher au lieu de situation du bien.
- pour les biens meubles et les personnes : rechercher au lieu de domicile des intéressés.
- pour les donations et substitutions : rechercher au lieu de situation des biens et au domicile des donateurs.

• Plusieurs séries de registres vous permettront de retrouver un acte notarié :

- volumes chronologiques : il s’agit de volumes enregistrant le passage d’un acte suivant son type (actes civils publics (A.C.P.), actes sous seing privé (A.S.S.P.), actes judiciaires).
- tables alphabétiques : il s’agit de volumes classant alphabétiquement les parties prenantes d’un acte (tables des vendeurs, des acquéreurs, des contrats de mariage, des testaments, des partages, des donations, des déclarations de successions, des baux).

• À partir de la période 1865-1866, une table unique remplace toutes les précédentes, sauf les tables de successions. Il s’agit des « Répertoires des enregistrements et déclarations pour servir à la recherche des droits celés ». À chaque transaction, tout propriétaire détenant un bien dans la circonscription du bureau se voyait ouvrir un compte. Des registres alphabétiques, parfois partiels, permettent de retrouver tous les comptes ouverts au même nom.

• Les Archives départementales conservent les archives du service de l’Enregistrement jusqu’à la période 1980-1990. Postérieurement elles sont restées dans le service.

2 - Le service des hypothèques (sous-série 4 Q, 1800-1900)

• Il assure depuis la loi du 11 brumaire an VII (1er novembre 1798) l'inscription sur des registres publics de tout acte translatif de droits susceptibles d'hypothèque (ventes d'immeubles...).

• Ces registres de transcription consignent intégralement les transcriptions, dans l’ordre chronologique de leur établissement, de tous les actes notariés concernant un bien foncier ou immobilier situé dans l’arrondissement  où  est  implanté  le  bureau.  Cependant,  si  l’acte  original  est  accompagné  de  pièces annexes, ces dernières ne se retrouveront pas dans les registres de transcription.

• Les Archives départementales possèdent les transcriptions rédigées avant 1900. Pour la période 1900-1950 (partie), elles sont conservées à la Conservation d’Issoire. Pour les années 1950 (partie)-2008, elles sont conservées à la Conservation du Puy-en-Velay.