Archives publiques et archives privées

La loi du 15 juillet 2008 modifiant le Code du Patrimoine de 2004 définit les archives comme étant « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ».
Une distinction importante est faite entre les archives publiques et les archives privées.

Archives publiques

Les archives publiques rassemblent les documents issus :

• de l’activité de l’Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics ;

• des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées de la gestion d’un service public, dans le cadre de leur mission de service public ;

À l’issue de la durée de conservation dans les services administratifs, ces archives entrent aux Archives départementales sous la forme de versement.
Les archives des communes et des hôpitaux sont transférées aux Archives départementales sous la forme d’un dépôt. Il n’entraîne aucun transfert de propriété.
La réglementation impose d’une part aux communes de moins de 2000 habitants de déposer aux Archives départementales les documents d’état civil de plus de 150 ans, les plans et matrices cadastrales ayant cessé d’être en service depuis au moins 30 ans et tout autre document ayant plus de 100 ans d’âge. Seule une dérogation du préfet accordée à la demande du maire peut permettre à la commune de conserver ses archives.
Elle impose d’autre part aux établissements hospitaliers de déposer aux Archives départementales les archives ayant plus de cent ans d’âge. Une dérogation de conservation in situ de ces documents peut être accordée par le préfet à la demande de la commission administrative.

Quel qu’en soit le producteur, les archives publiques demeurent imprescriptibles.

Archives privées

Les archives privées sont l’ensemble des documents produits ou reçus par des personnes physiques ou morales relevant d’un statut privé. Il peut s’agir d’archives familiales ou personnelles, d’entreprises, d’associations, de partis politiques ou de syndicats, d’archives cultuelles, d’archives d’architecte ou de photographe…

L’acquisition de ces documents peut se faire de diverses manières : don, achat, dation (paiement de droits de succession par le don à l’Etat d’un patrimoine), prêt pour numérisation.
Le dépôt d’un fonds d’archives privé peut aussi être envisagé. Dans ce cas, un contrat est signé entre le propriétaire et le Directeur des Archives départementales stipulant les conditions du dépôt : classement, communication, reprise des documents par le propriétaire… Le Département n’est alors pas propriétaire des archives, mais il en assure la conservation aux Archives départementales.